Organiser, coordonner, améliorer le quotidien de vos équipes permet d’optimiser leur productivité et d’accroitre la satisfaction de vos clients. Voici 5 bonnes pratiques managériales à adopter !
1. Instaurer une communication collective claire
Organiser des réunions mensuelles ou bimestrielles pour échanger sur les nouveautés, les indicateurs de performance, les problèmes rencontrés et proposer des solutions. L’important est de créer des moments d’échanges, où la communication peut s’établir en toute confiance et de manière collective. Chaque réunion peut débuter par un retour sur la période écoulée et ensuite laisser la parole aux collaborateurs pour trouver des solutions. La communication régulière permet de résoudre les problèmes rapidement et d’éviter les malentendus.
2. Organiser les espaces de travail
Gain de place et de temps dans la recherche de document, sauvegarde de vos archives automatique et accessibilité… Assurez-vous que les bureaux soient bien rangés et débarrassez-vous des piles de dossiers.
La digitalisation des espaces de travail a de nombreux atouts qui participent à une meilleure organisation et facilitent la collaboration. Le numérique a notamment l’avantage de réduire à terme le volume de vos archives.
3. Planifier les tâches
Utilisez un système de planification des tâches pour organiser l’activité de l’office. Il existe aujourd’hui des logiciels de gestion de l’activité et de vos process qui complètent votre logiciel de rédaction d’actes. Des outils, comme Manage’Note, permettent de donner une visibilité sur les tâches en cours ou à faire, les deadlines et l’avancement des dossiers.
Un moyen également de réduire le volume de mails en dédiant uniquement les boîtes Outlook à la communication client.
4. Suivre l’évolution de vos salariés
Place maintenant aux entretiens one to one.. Hebdomadaires ou bimensuels, ces rendez-vous sont autant de points d’étape pour rassurer vos collaborateurs, suivre leur évolution, leurs dossiers et comprendre leurs besoins. Autant de moments partagés loin d’être inutiles. Ils sont le pouls de votre étude, en contact direct avec vos clients et contribuent à l’ambiance générale.
5. Adopter une démarche d’amélioration continue
Améliorez-vous sans cesse en cherchant constamment des moyens de rendre votre étude plus efficace et performante. Deux types de rendez-vous peuvent vous guider tout au long de l’année. Les entretiens annuels, afin de travailler avec votre équipe sur les projets à mettre en place. Et les réunions mensuelles, plus récurrentes, pour suivre l’avancée de ces projets.
Sébastien Rémy, spécialiste en stratégie et performance des offices notariaux chez Manage'note.
