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Serveur à l’étude : les 5 contraintes dont on peut se débarrasser !

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Serveur à l’étude : les 5 contraintes dont on peut se débarrasser !
Faire le choix de garder le serveur informatique au sein de l’étude peut s’avérer très contraignant au jour le jour. Une multitude de petits dé...

Le travail en mobilité, un véritable projet d'entreprise

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Le travail en mobilité, un véritable projet d'entreprise
Hugo Delescluse, ancien notaire & consultant en transformation numérique, nous a partagé des conseils et bonnes pratiques pour mieux travailler en déplacement. Découvrez un résumé de son témoignage lors de notre session d’échanges.

Une organisation pensée pour faciliter le travail à distance

Permettre aux collaborateurs et aux notaires de travailler à distance n’est pas d’un projet informatique mais un véritable projet d’entreprise.
En étant à l’écoute des besoins, en mobilisant l’ensemble des parties prenantes, nous prenons conscience qu’il s’agit d’un sujet fondamental pour la gestion, pérennité et organisation de l’office.
L’objectif : disposer de conditions de travail identiques, que l’on soit en déplacement ou au sein de l’étude.
Pour ce faire, les notaires doivent, progressivement, accompagner leur étude pour trouver l’organisation adéquate. Tester, mesurer, apprendre.
Tout doit être repensé, numérisé : les postes, le matériel, la documentation… en suivant une uniformisation des process.

Un accès à l’information en mobilité

Au-delà de la structure, l’évolution doit aussi être opérationnelle. L’information doit être disponible partout, tout le temps, en temps réel.
Quand les notaires ont commencé à dématérialiser leurs actes, la filière documentaire en papier a été conservée. Le papier rassure ; toutefois, cela ne fait qu’alourdir le quotidien des collaborateurs.
Il est nécessaire de ne disposer que d’une seule filière documentaire pour alléger la charge mentale et le temps passé à ranger, classer, gérer…
En ayant une filière documentaire totalement digitale, on accède facilement à toute l’information, même en déplacement. Plus besoin de chercher les dossiers papiers avant un rendez-vous, il suffira d’avoir son ordinateur portable et/ou son application mobile.

Cette nouvelle organisation autour de la dématérialisation répond aux nouvelles façons de travailler et aux usages des confrères mais aussi des clients.

Une meilleure communication au sein de l’étude

Des nouvelles habitudes peuvent être adoptées dans l’optique d’améliorer les échanges au sein de l’étude.
Utiliser des outils en ligne tels que les messageries instantanées, les visioconférences et les plateformes de collaboration facilite la communication entre les membres de l'étude, même lorsqu'ils sont en déplacement ou en télétravail.
Par exemple, basculer les échanges internes de mails traditionnels vers des plateformes d’échanges comme Teams permet d’animer les relations.
Ainsi, les équipes peuvent mieux travailler ensemble, sans même savoir où elles se trouvent. 


Bien que la dématérialisation de la profession existe depuis longtemps, il est important de continuer à contribuer à l’avant-gardisme du notariat en modernisant ses usages.

Vous souhaitez en savoir + ? Découvrez l'intégralité de notre session d'échanges : 

Témoignage de Maître Dubrulle : la mobilité au sein de son étude notariale

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Témoignage de Maître Dubrulle : la mobilité au sein de son étude notariale
Christelle Dubrulle, Notaire créatrice à Rodez, nous a offert son témoignage au sujet de l'organisation de son étude. Découvrez, en résumé de notre session d'échanges, comment votre consœur a su attirer des talents grâce à la flexibilité et la modernité de sa structure.

Une organisation pensée autour de la mobilité

A la création de son étude, Maître Dubrulle a fait le choix d’opter pour une organisation 100% en zéro papier. 
Le tout numérique n’est possible que si une rigueur dans les process est en place. L’organisation et les méthodes de travail sont alors à penser et uniformiser dès le départ. En 2 clics, tous les membres de l’équipe doivent pourvoir accéder aux informations du dossier. Chacun peut être autonome et disposer de la visibilité nécessaire afin de collaborer efficacement.

« Avec Kivia, ce qui est pratique, c’est que lorsque vous cliquez sur la pochette, vous avez immédiatement les parties avec notamment le mail et le téléphone affichés sur l’écran ; il n’y a plus besoin de cliquer sur les fiches pour aller chercher l’information. Vous visualisez toutes les données essentielles du dossier dès le départ. »

Avoir accès à toute l’information en un coup d’œil assure un gain de temps et d'efficacité. Le suivi des dossiers est centralisé sur Kivia, plus besoin de chercher les données, le pense-bête est automatisé.
Le système d’alertes permet d’organiser sa journée, de prioriser et d’avoir une vision d’ensemble sur la gestion des dossiers de l’étude.

Une gestion des dossiers en déplacement

« Lorsque j’ai besoin de gérer mes dossiers, je veux pouvoir travailler de chez moi, sans avoir une valise à transporter. »
Grâce à la digitalisation de l’office, on peut alors travailler en mobilité simplement avec son ordinateur portable ou téléphone. « J’emporte l’étude avec moi n’importe où et suis autonome dans mes déplacements. »

En consultation, notamment chez des personnes âgées, il lui est possible de traiter des dossiers (testament, donation,...). Cette disponibilité représente un confort non négligeable pour les clients et les notaires, qui n’ont plus besoin de transporter divers documents papiers. La dématérialisation est bénéfique également pour la récolte des informations.
En déplacement, grâce à l’application mobile, Maître Dubrulle nous expliquait qu'elle peut prendre en photo ou scanner un document, tel que la carte d’identité du client, et l’intégrer directement dans son dossier. 

Une collaboration efficace au sein de l'étude

La mobilité est un facteur propice au recrutement, surtout en zone complexe.
Pour monter son équipe, Maître Dubrulle a mis en exergue la modernité de sa structure, qui s’adapte aux nouvelles mentalités avec des solutions et technologies pour travailler efficacement, même en télétravail. Elle adopte un management de confiance, tourné vers les nouveaux enjeux de flexibilité. Les collaborateurs peuvent télétravailler, adapter leurs horaires,…

Au sein de son étude, les échanges se font majoritairement via la plateforme collaborative Teams. L’objectif étant d’avoir un outil unique de collaboration. Quel que soit le mode de travail, toute l’équipe est incluse, connectée et en cohésion. 
Maître Dubrulle organise des réunions en visioconférence tous les jours et des groupes de discussion sont animés. Ainsi, l’esprit d’équipe et l’engagement se ressent, quel que soit le mode de travail du collaborateur.
Ses salariés sont épanouis, plus efficaces, moins stressés, mieux organisés (meilleure gestion des horaires sans les trajets)… 


Vous souhaitez en savoir + ? Découvrez l'intégralité de la session d'échanges !
 

Saison 3 - Episode 2 : Focus sur la recherche d'héritiers

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Saison 3 - Episode 2 : Focus sur la recherche d'héritiers
Céline Ayoul et Guillaume Escondeur, généalogistes chez Coutot-Roehrig, nous racontent leurs deux métiers et leurs anecdotes successorales. 


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