Sous l’effet de la digitalisation, les canaux d’interaction entre les clients et l’étude se sont multipliés. La relation client devient progressivement un axe stratégique au sein des études notariales.
Retrouvez ici les canaux phares qui proposent un contact facile et rapide aux clients afin de simplifier et rendre la relation plus efficace au quotidien.
L’espace client a le vent en poupe
Même si l'usage des canaux diffère suivant l'âge et le profil du client, mais aussi l'activité principale de l'étude ou encore la zone géographique, Genapi enregistre plus de 770 000 espaces clients ouverts en 2021. Ce chiffre démontre clairement que l’espace client a le vent en poupe.
Il est devenu un point de contact pertinent qui permet un échange personnalisé et sécurisé entre l’étude et le client.
Dans le cadre d’un dossier de vente, le vendeur et l’acquéreur peuvent déposer plus facilement des documents sur cet espace en ligne et les consulter à tout moment de la journée. L’étude peut ainsi recueillir très simplement les documents déposés et intégrer de manière automatique les données nécessaires à la fiche client, aux clauses d’un prêt ou de location...
L’espace client permet de centraliser l’information, d’améliorer le suivi du dossier et limite les échanges par mail ou téléphone. Cela évite également tous les inconvénients liés aux emails : lavolumétrie des pièces jointes, la rédaction des emails, la perte de données et offre une disponibilité des documents 24/7.
La prise de rendez-vous en ligne modernise l’image de l’étude
De nombreuses études proposent un service de prise de rendez-vous en ligne avec pour objectif affiché de réduire les charges de secrétariat et de faciliter la prise de rendez-vous aux clients. Une innovation simple et efficace qui développe une image de modernité.
Couplé avec l'agenda Inot, le service de prise de rendez-vous en ligne permet de paramétrer et de rendre visibles les créneaux disponibles pour la clientèle. Les possibilités offertes aux clients sont définies au préalable par l’étude : la nature et la durée des rendez-vous proposés, les collaborateurs disponibles…
Le client peut ainsi accéder à la prise de rendez-vous depuis le site Internet de l’étude ou directement depuis son espace client. Une fois les rendez-vous clients validés, la synchronisation avec l’agenda Inot est automatique.
Accessible à n’importe quel moment de la journée, ce service apporte de la flexibilité et du confort, il permet de diminuer les sollicitations téléphoniques et de capter de nouveaux clients. Cela semble d’autant plus pertinent lorsqu’on sait que de nombreux rendez-vous sont pris en dehors des horaires d'ouverture.
Grâce au centre de notifications accessible via Inot, les notaires et les collaborateurs de l’étude sont alertés des opérations effectuées sur l'Espace Client ou des rendez-vous pris en ligne.
En fonction de ses besoins, chaque client doit désormais pouvoir passer de manière fluide d'un créneau réservé en ligne, à son espace client ou encore poursuivre en visioconférence. En proposant de nouveaux canaux d’interaction permettant de centraliser l’information, les études se recentrent sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, l’omnicanalité devient alors une opportunité.
