Organiser, coordonner, améliorer le quotidien de vos équipes permet d’optimiser leur productivité et d’accroitre la satisfaction de vos clients. Voici 5 bonnes pratiques managériales à adopter !
Organiser des réunions mensuelles ou bimestrielles pour échanger sur les nouveautés, les indicateurs de performance, les problèmes rencontrés et proposer des solutions. L’important est de créer des moments d’échanges, où la communication peut s’établir en toute confiance et de manière collective. Chaque réunion peut débuter par un retour sur la période écoulée et ensuite laisser la parole aux collaborateurs pour trouver des solutions. La communication régulière permet de résoudre les problèmes rapidement et d’éviter les malentendus.
Gain de place et de temps dans la recherche de document, sauvegarde de vos archives automatique et accessibilité… Assurez-vous que les bureaux soient bien rangés et débarrassez-vous des piles de dossiers.
La digitalisation des espaces de travail a de nombreux atouts qui participent à une meilleure organisation et facilitent la collaboration. Le numérique a notamment l’avantage de réduire à terme le volume de vos archives.
Utilisez un système de planification des tâches pour organiser l’activité de l’office. Il existe aujourd’hui des logiciels de gestion de l’activité et de vos process qui complètent votre logiciel de rédaction d’actes. Des outils, comme Manage’Note, permettent de donner une visibilité sur les tâches en cours ou à faire, les deadlines et l’avancement des dossiers.
Un moyen également de réduire le volume de mails en dédiant uniquement les boîtes Outlook à la communication client.
Place maintenant aux entretiens one to one.. Hebdomadaires ou bimensuels, ces rendez-vous sont autant de points d’étape pour rassurer vos collaborateurs, suivre leur évolution, leurs dossiers et comprendre leurs besoins. Autant de moments partagés loin d’être inutiles. Ils sont le pouls de votre étude, en contact direct avec vos clients et contribuent à l’ambiance générale.
Améliorez-vous sans cesse en cherchant constamment des moyens de rendre votre étude plus efficace et performante. Deux types de rendez-vous peuvent vous guider tout au long de l’année. Les entretiens annuels, afin de travailler avec votre équipe sur les projets à mettre en place. Et les réunions mensuelles, plus récurrentes, pour suivre l’avancée de ces projets.
Ces dernières années, le monde du travail a vu ses pratiques de mobilité évoluer considérablement. Autrefois réservé aux cadres et dirigeants des entreprises, le télétravail s’est démocratisé et généralisé, allant jusqu’à devenir une condition essentielle pour certains et un enjeu majeur de recrutement pour d’autres.
Le notariat s’adapte pour répondre à cette demande grandissante des salariés en quête d’un nouvel équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle.
Le critère de la qualité de vie au travail est plus que jamais devenu un enjeu et un argument de recrutement chez les notaires. Les candidats privilégient les offres d’emploi favorisant une organisation de travail moderne : télétravail, temps partiel et horaires flexibles. Les possibilités d’organiser le travail autrement s’imposent de plus en plus aux études notariales, quelle que soient leur taille.
Le travail à distance est une pratique qui se démocratise et vous permettra d’une part de réduire les frais liés aux espaces de bureaux et d’autre part de voir les salariés plus motivés, épanouis et productifs !
A ce titre les notaires, chefs d’entreprise accompagnent ce changement en offrant à leurs collaborateurs un environnement de travail adapté, sécurisé et permettant un accès facile aux dossiers.
Aujourd’hui, certains outils facilitent l’exploitation des données contenues dans les dossiers, que l’on soit présent ou non à l’étude. Notaires et collaborateurs peuvent bénéficier d’une vision globale des informations, afin de pouvoir répondre rapidement aux clients, notamment sur l’avancement de leurs dossiers, y compris ceux que l’on n’a pas avec soi. Les interfaces web, la gestion par onglets et leur souplesse d’utilisation, permettent une visualisation plus ergonomique, quand vous n’avez pas accès à un double écran par exemple.
Pour accompagner cette nouvelle pratique, d’autres outils, tels que les applications mobiles ou Microsoft Exchange Online permettent un accès aux dossiers et aux mails sur tous les supports (PC, tablette ou smartphone) ou encore un partage de l’agenda pour les groupements Multi-Offices.
Il est également nécessaire de disposer d’outils permettant de maintenir la collaboration et le partage des informations essentielles avec d’autres services, comme l’accueil et la comptabilité.
Réunir au même endroit les échanges avec vos collaborateurs grâce à des outils tels que Teams, Talkspirit ou encore Slack permettent d’organiser les échanges par dossier ou sous dossier, de discuter de manière instantanée, de partager des documents ou de s’appeler en visioconférence accélère les processus et améliore l’efficacité globale.
De nombreuses solutions s’offrent aux notaires pour améliorer l’organisation et la productivité de l’étude, même en mobilité. Consultez les dossiers à tout moment, collaborez efficacement et emmenez l’étude partout avec vous !
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Comment gagner en efficacité dans la gestion de vos formalités préalables, tout en sécurisant la transaction immobilière ?
En matière d'immobilier, il est indispensable de délivrer à vos clients des documents d’urbanisme et environnementaux fiables pour sécuriser leur projet. Le recours à un cabinet expert en urbanisme simplifie vos formalités. Prestataire spécialisé dans la confection de documents d’urbanisme et environnementaux et assurant une veille permanente, il propose des services numériques innovants et adaptés à vos exigences de fiabilité et de rapidité.
Voici cinq conseils pour optimiser la constitution de vos dossiers d’usage.
En amont d’une transaction immobilière, vous devez effectuer des recherches, plus ou moins approfondies en fonction de la nature du bien, pour vous assurer que le projet de votre client sera bien compatible avec les règles d'urbanisme en vigueur.
Or, les démarches pour recueillir ces informations sont souvent fastidieuses pour les collaborateurs, celles-ci étant nombreuses et souvent dispersées.
Vous pouvez déléguer ces tâches à un cabinet expert en urbanisme qui :
Des demandes de pièces auprès de divers interlocuteurs (administrations ou bases de données en ligne) à la vérification de leur contenu, constituer un dossier d’usage pour une vente immobilière est parfois fastidieux et complexe. Pourtant, ce temps de préparation est crucial pour la réussite de l’opération.
Vous pouvez libérer vos équipes grâce à l’automatisation de la confection de certains documents d’urbanisme ou environnementaux :
Parce que l’immeuble objet de la vente se situe parfois dans une autre région que celle où vous exercez, vous ne disposez pas toujours de la liste des pièces, parfois spécifiques, qu’il convient de réunir.
Un cabinet d’urbanisme expert, sur tout le territoire :
La dématérialisation des formalités d’urbanisme facilite la collaboration en ligne entre les notaires et les parties prenantes : communication et coordination sont améliorées entre toutes les parties.
Vous pouvez partager facilement ces informations et ainsi valider, en amont, la faisabilité du projet de vos clients. Vous anticipez davantage et travaillez ainsi plus sereinement avec toutes les parties prenantes.
Privilégiez un cabinet d’urbanisme proposant des services totalement intégrés à votre logiciel de rédaction d’actes. C’est tout le suivi de vos demandes qui est alors optimisé, ainsi que leur traitement comptable. Plus de doubles saisies non plus.
Ainsi organisés, vous redonnez un temps précieux à vos collaborateurs et sécurisez les projets de vos clients.