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Pensons ensemble le notariat de demain

Serveur à l’étude : les 5 contraintes dont on peut se débarrasser !

Solutions
Serveur à l’étude : les 5 contraintes dont on peut se débarrasser !
Faire le choix de garder le serveur informatique au sein de l’étude peut s’avérer très contraignant au jour le jour. Une multitude de petits dé...
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Retour sur l'afterwork Ecostaff & Genapi

Articles - Relation Client
Évènement
Retour sur l'afterwork Ecostaff & Genapi
Un afterwork concocté par le duo de chargés de clientèle Genapi et Ecostaff pour nos clients notaires bordelais.

L'expérience client augmentée au service du standard de l'étude 

C'est dans le cadre convivial des Halles Bacalan à Bordeaux que les chargés de clientèle Christophe Roussel - Genapi et Mathilde Broustaut - Ecostaff ont conviés les notaires à la présentation des solutions de permanence téléphonique, connectés à Inot Office Global.

Pensé exclusivement pour les études équipées des solutions Genapi, Ecostaff facilite la mise en relation directe des appelants avec leur interlocuteur attitré au sein de l’étude.

Accompagner les notaires dans la performance de leur relation-client

Les notaires ont découvert, autour d’une dégustation de vin, ce que l’accueil téléphonique externalisé peut apporter à ses utilisateurs, en termes de flexibilité et de productivité.

Il permet d’entretenir la satisfaction client grâce à une prise en charge rapide et personnalisée des clients. Ce du lundi au vendredi de 8h à 20h ainsi que le samedi matin.
Oubliées les contraintes de planning, Ecostaff vous permet d'optimiser le temps de vos collaborateurs.
Simple d’utilisation, la solution Ecostaff comporte des fonctionnalités interactives.
Accéder à l’historique d’appel et la réception des comptes-rendus de communication par mail.

 
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La procuration avec DocuSign

Témoignages clients - Innovation technologique
Articles - Relation Client
Solutions
DocuSign procuration
Interview de Me Véra MINGUEZ MAURIN
Etude CHWARTZ & Associés à Toulouse

Vous avez été parmi les premiers à avoir recours à DocuSign, quels sont les cas d’usage de la solution au sein de votre étude ?

Nous utilisons régulièrement DocuSign pour les procurations sous seing-privé. Nous avions commencé à l'utiliser dès janvier 2020, bien avant l’état d’urgence sanitaire, pour réaliser des procurations à distance.
En effet, nombre de nos vendeurs résident hors de Toulouse, comme c’est le cas pour les retours de défiscalisation, et ces vendeurs ne se déplacent jamais à l’étude pour les signatures de promesse de vente et d’acte. L’ensemble des échanges avec ces clients étant dématérialisés, il nous a d’emblée paru plus simple et plus sécurisé de leur faire parvenir les procurations par DocuSign plutôt que par courrier électronique.

De surcroît, la quasi-instantanéité de ce système, couplé à la visio-conférence sécurisée de la profession, nous ont incité à mettre en place le process suivant : nous sollicitons de manière systématique les clients donnant procuration, afin qu’ils assistent au rendez-vous de signature en visioconférence. Ils peuvent ainsi échanger avec leur co-contractant et au besoin, nous pouvons leur adresser une procuration tenant compte des précisions ou négociations intervenues pendant le rendez-vous. Ils sont alors en mesure de nous retourner le document instantanément avec une signature qualifiée. Ainsi, l’ensemble des clients participe au rendez-vous et tout nouvel élément apporté, peut être intégré au contrat sans difficulté.

Pendant le confinement nous l'avons utilisé de manière soutenue avec les clients de notre ville, puisqu’ils ne pouvaient plus se déplacer. 
 

Dans quels autres cas avez-vous utilisé DocuSign ?

Lors du confinement, nous avons utilisé la solution pour des compromis de vente tournant, à titre d’exemple. Nous envoyions le compromis de vente en amont via DocuSign, à chacune des parties.  
Lors du rendez-vous en visioconférence tous ensemble, nous en donnions la lecture. C’est à l’occasion de ce rendez-vous que les clients signaient directement l'acte sous seing-privé. Ce qui permettait à chaque client de signer chacun le contrat, sans avoir à faire déplacer les mandataires à l'étude, ce qui était essentiel pendant le confinement.

L’instantanéité du système nous permettait également de porter des modifications pendant le rendez-vous et d’adresser le cas échéant un contrat actualisé aux parties à l’issue de la lecture. 
 

Nous envoyons toutes les procurations via DocuSign. Principalement pour des questions de fluidité et de sécurité. 

 

Comment utilisez-vous DocuSign à l’heure actuelle ?

Aujourd'hui, sauf refus express du client, nous envoyons toutes les procurations via DocuSign. Principalement pour des questions de fluidité et de sécurité. 

Le client reçoit instantanément la procuration et nous savons en temps réel que tout a été signé. Le document que nous recevons dans les minutes qui suivent est un original portant une signature qualifiée. En termes de sécurité et de simplicité, nous sommes plusieurs crans au-dessus de l’impression puis du scan par le client d’une procuration manuscrite. Et par rapport à une procuration manuscrite originale, nous évitons l’attente d’un retour postal et un allongement des délais. Pour les clients à l’étranger, la question ne se pose même plus.

 

En termes de sécurité et de simplicité, nous sommes plusieurs crans au-dessus de l’impression puis du scan par le client d’une procuration manuscrite.



J’ai en tête un autre exemple d’utilisation qui s’est imposé dans un cas précis, et qui est lié au critère de rapidité de DocuSign. Un client avait reçu une convocation à une AG de copropriété entre le compromis et l'acte. Le client s’est occupé tardivement de ce problème. Afin de la transmettre dans les délais requis à son acquéreur, notre client le vendeur, a signé le pouvoir au profit de son co-contractant via DocuSign, et a pu transmettre le tout à l'acquéreur via un envoi officiel avec AR 24 -son acquéreur avait fait élection de domicile numérique dans la promesse de vente-. En 30 minutes, il a ainsi pu signer et transmettre de manière conforme les documents requis. Sans cela, les délais auraient été dépassés avec les conséquences que l’on imagine en cas de votes de travaux. 
 

Quels sont selon vous, les atouts principaux de DocuSign ?

Le fait de signer de manière électronique est un atout pour les clients, et ce quel que soit le contexte. En effet, cela leur évite d’imprimer les documents, d'aller en mairie ou chez un notaire pour certifier leur signature et de réaliser un envoi postal. C’est un gain de temps et de confort évident. 

Comme je l’ai évoqué tout à l’heure, lors d’un rendez-vous de signature d’une promesse de vente, le vendeur peut apporter une nouvelle information à l'acquéreur qui le questionne. Les conditions peuvent ainsi être modifiées suite à cet échange. Nous avons alors la possibilité d’intégrer directement ce nouvel élément et le faire passer immédiatement au vendeur, qui est à distance par le biais d’une nouvelle procuration.
Via DocuSign, nous conservons un original, ce qui est un élément majeur dans le cadre d'une promesse authentique, et non seulement un accord par e-mail. 

Avoir la possibilité d’obtenir un retour instantané évite le risque d’un aléa quant à la tenue d'un rendez-vous. En effet, il est arrivé plusieurs fois que des rendez-vous soient annulés ou déplacés pour cause de documents non reçus, d’une procuration mal scannée et illisible... En cela, l’utilisation de DocuSign améliore la productivité en réduisant certains risques et délais.
C'est aussi un outil essentiel dans la démarche zéro papier : il est recommandé aux notaires de conserver un original des procurations sous-seing privé. Si elles sont électroniques, il suffit de conserver dans le dossier numérique la procuration contenant le certificat de signature. C’est déjà un papier de moins.

De mon point de vue, l’usage de la signature qualifiée devient incontournable. Elle s’inscrit parfaitement dans l’expérience globale de digitalisation des échanges que vivent les citoyens, mais de manière hautement sécurisée. Nos clients sont déjà habitués au numérique, ils rencontrent quotidiennement le cas avec leur banque, leur fournisseur d’énergie,... et sont habitués depuis longtemps à apposer une signature électronique.
Avec ce nouvel outil, le notariat poursuit sa mutation digitale. 

 
La signature qualifiée DocuSign est comprise dans l'offre Inot Office Global, pour plus de renseignements cliquez ici 
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Les offres Multi-offices arrivent chez Genapi !

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Les offres Multi-offices arrivent chez Genapi !

Pour tout groupement d’études, l’offre Multi-offices permet de centraliser l’activité et d’accéder facilement à l'ensemble des dossiers, sans changer d’environnement et sans matériel supplémentaire. 

 

Les trois modules Multi-offices sont complémentaires et vous permettent d'accéder rapidement aux dossiers, documents, clients et partenaires de l’ensemble des études d'un groupement.

Vous pouvez très facilement consulter tous les dossiers avec le module Visibilité, gérer la comptabilité de tous les offices du groupement et créer, supprimer ou modifier des actes pour chaque étude avec le le module Production.

Les études peuvent ainsi travailler à distance, mutualiser leurs compétences et répondre avec plus d’agilité aux sollicitations clients.

1 - Multi-Offices Visibilité : rapide et sécurisé

Pour consulter instantanément tous les dossiers, les fiches clients et fiches partenaires des différents offices du groupement. Une simple connexion Internet suffit pour une consultation rapide et sécurisée grâce au SSO. Ce qui permet d’apporter une réponse immédiate aux questions internes ou externes.

2 - Multi-Offices Comptabilité : agréé par le CSN

Pour gérer comptabilité des différents offices du groupement sur le même logiciel de comptabilité (Compta), tout en conservant une comptabilité client distincte, conformément à la réglementation. La fusion des données offre un accès unifié permettant de consolider les éditions et déclarations des opérations inter-études, depuis un seul site.

3 - Multi-Offices Production : accès complet et facilité

Pour créer, modifier et supprimer les dossiers, clients et partenaires de tous les offices d’un groupement. Cet accès complet, rapide et sécurisé permet à l’étude de passer d’une instance d’Inot à une autre pour produire sur l’ensemble des outils du logiciel Actes. Par exemple, le formaliste peut intervenir sans délai sur les dossiers d’une autre étude du groupement.
 


Pour souscrire à l'offre Multi-offices ou obtenir plus d'informations, cliquez ici !
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