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Serveur à l’étude : les 5 contraintes dont on peut se débarrasser !

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Serveur à l’étude : les 5 contraintes dont on peut se débarrasser !
Faire le choix de garder le serveur informatique au sein de l’étude peut s’avérer très contraignant au jour le jour. Une multitude de petits dé...

Quand commander un Etat des Risques en 2023 ?

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Quand commander un Etat des Risques en 2023 ?

Le Décret n° 2022-1289 du 1er octobre 2022 relatif à l'information des acquéreurs et des locataires sur les risques est venu préciser les modalités d’application de la loi Climat de 2021. Alors que la nouvelle version de l’Etat des Risques est entrée en vigueur le 1er janvier 2023, à quels changements doivent s’attendre les notaires ?


Pourquoi l’Etat des Risques est-il obligatoire ?

L’Etat des Risques et Pollution (ERP) est un diagnostic qui permet à un locataire ou un acheteur d’être informé des risques auxquels le logement qu’il va habiter ou acheter est exposé. L’annexion de ce diagnostic des risques est nécessaire lors de toutes les transactions immobilières (vente, location, cessions de fonds, etc.).
 

Le notaire délivre l’Etat des Risques


Même si c’est une tâche souvent fastidieuse, le notaire peut réaliser lui-même l’Etat des Risques. Il peut également commander ce diagnostic auprès d’experts et ainsi transférer en partie ou complètement de la responsabilité de sa réalisation. Il est important de noter qu’un Etat des Risques faux peut engendrer un sinistre pour l’étude notariale en charge de la transaction.

Lire l’article ERP : des litiges et des enseignements 
 

Faut-il présenter un Etat des Risques dès la mise en vente d’un bien ?

Il n’est pas obligatoire de présenter un Etat des Risques et Pollution (ERP) à la publication de l’annonce de vente ou de location.

Il est seulement demandé à celui qui dépose l’annonce de préciser que le potentiel acheteur ou locataire peut se rendre sur le site internet Géorisques pour s’informer de manière générale sur les risques. Il est important de garder une trace de cette mention.


L’Etat des Risques se remet à la première visite


A l’étape de la visite du bien immobilier, un Etat des Risques conforme et juste doit être remis au potentiel acquéreur ou locataire. Attention toutefois à bien garder en tête que ce diagnostic obligatoire devra être à jour également au moment du compromis de vente ainsi que pour la réitération par acte authentique.

En savoir + sur " la Synthèse Géorisques "

 
Inscrivez-vous au webinar dédié à l'Etat des Risques et ses évolutions en 2023
Avec notre partenaire Preventimmo
vendredi 13 janvier à 11h
 

Digitaliser ses dossiers notariaux

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Digitalisez 100% de vos dossiers au sein de l’étude

Une organisation de dossiers très personnelle


Avez-vous déjà repris les dossiers de votre collègue pendant ses vacances ? Vous savez, celui ou celle qui est encore très attaché(e) au papier et qui :
 
  • Imprime les documents électroniques et en scanne ensuite certains, en les renommant à sa manière?
  • classe son courrier papier, numérise certaines futures annexes et les classe une seconde fois dans le dossier informatique?
  • Imprime ses mails importants, sans tous les rattacher au dossier? 
Pour simplifier le tout, son bureau se trouve à l’opposé du vôtre et son armoire est classée de manière toute personnelle. La prochaine fois, on ne vous y reprendra plus, vous prendrez vos congés en même temps !


Un point de consultation unique

 
En revanche, vous avez déjà goûté à la joie que procure la reprise du dossier d’un(e) collègue qui utilise pleinement les possibilités du dossier digitalisé et s’est affranchi(e) de son dossier papier.

À l’ouverture de son dossier informatique, vous êtes calme, apaisé(e). Tout y est accessible car ordonné. Malheureusement, la situation dans laquelle se trouvent la plupart des études, est une situation hybride, très inconfortable, la transition du dossier papier vers le dossier numérique est inachevée.

Vous savez qu’il est alors impossible de travailler sereinement, en confiance, sans disposer des deux dossiers, papier et numérique. Aucun des deux n’est exhaustif, certaines pièces y figurent deux fois. Tant que le papier circule à l’étude, il est nécessaire de gérer, en double, le classement et le stockage des pièces, alourdissant ainsi les tâches quotidiennes des collaborateurs.


Une collaboration renforcée


Pour favoriser la collaboration et l’entraide au sein de vos équipes, généralisez le dossier informatique et profitez d’un environnement de travail rationnalisé, commun à toute l’étude.

Dans votre dossier informatique, se trouveront :
  • 100 % des pièces, dans leur format numérique original ou numérisé. Le moindre document papier qui n’y figure pas fragilise votre organisation et réduit la confiance que vous accordez à votre système, 
  • 100 % des pièces sont renommées conformément au plan de nommage de l’étude. Pour chaque type de pièce, un seul nom (par exemple, RIB ou IBAN …),
  • 100 % des pièces sont classées dans des arborescences spécialement étudiées par type d’opération…
  

Un temps de recherche réduit au maximum


Selon plusieurs études concordantes, environ 20 % de votre temps de travail est consacré à la recherche d’informations.

Disposer de l’exhaustivité de la documentation juridique, correctement organisée, au sein d’un unique dossier numérique, minimise le temps consacré la recherche d’information et augmente votre efficacité. De nouvelles façons de travailler émergent :
  • un collaborateur en télétravail reprend instantanément les dossiers d’un collègue absent,
  • un notaire vise un acte, en toute autonomie, dans son bureau ou ailleurs, 
  • en rendez-vous extérieur, le notaire dispose de l’ensemble des dossiers de l’étude et de ses minutes.
 

Un dossier digitalisé pour une efficacité retrouvée 


Vous percevez tout l’intérêt de travailler dans un dossier 100 % digitalisé.
Le dossier numérique proposé par Septeo solutions pour notaires, grâce à un point de consultation unique, une collaboration renforcée et un temps de recherche réduit au maximum, répond en outre à toutes les hypothèses d'organisation, à l’étude, en télétravail, en hybride ou en multi-office.
  
  

Article rédigé par Hugo Delescluse 
Ancien notaire, fondateur du cabinet de conseil Nonum, spécialisé dans l'accompagnement des notaires dans leur transformation numérique.

 

Le bien-être des collaborateurs, un enjeu clé pour l’efficacité et la performance de l’étude notariale

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Le bien-être des collaborateurs, un enjeu clé pour l’efficacité et la performance de l’étude notariale

Et si le bonheur était dans l’emploi ?

Exit le temps où le travail n’était qu’un moyen de subvenir à ses besoins : place au bien-être en étude. Une notion de plus en plus prioritaire pour les collaborateurs comme pour les dirigeants. Les professions juridiques n’échappent pas à cette tendance, d’autant que les notaires sont devenus, dans un contexte concurrentiel, de véritables chefs d’entreprise. En première ligne, les collaborateurs sont particulièrement concernés par cette quête de bonheur au travail.
 

Le bien être avant la rémunération

Les chiffres sont éloquents : 86%* des Français estiment l’entreprise responsable de leur bien-être mental. Il s’agit d’ailleurs d’un des premiers enjeux en entreprise, avant la rémunération. Preuve que les temps ont changé, ces marqueurs poussent les dirigeants à réinventer l’environnement et les conditions de travail de leurs salariés

Source : myhappyjob


Un collaborateur heureux est un collaborateur performant  

Oui, le bien-être au travail est source de performance économique. Les salariés heureux sont plus productifs, deux fois moins malades, six fois moins absents et neuf fois plus loyaux*. De quoi faire réfléchir les nouveaux chefs d’entreprise que vous êtes sur les aménagements, les services et petits « plus » que vous pourriez proposer à vos collaborateurs. 
 
Sources : LesEchos; Effects of Positive Practices on Organizational Effectiveness


La flexibilité, levier du bien-être au travail 

Mais alors, à quoi tient le bien-être au travail ? 
Comment améliorer l’expérience de vos collaborateurs pour leur permettre d’être à la fois plus épanouis et plus productifs ? 
Les sondages tendent à montrer que la flexibilité des horaires (pour concilier vie professionnelle et personnelle) et l’aménagement du temps de travail (soit l’organisation de ses tâches dans une journée) sont les principaux piliers du bien-être au travail. 


Un secrétariat à distance peut contribuer à ce bien être

Grâce à des services d’accueil téléphonique à distance, vos secrétaires vont gagner en flexibilité et sérénité. Vous ne pouvez pas décrocher ? La prise des appels est garantie au bout de 5 sonneries maximum, en cas de non-réponse au sein de l'étude. 
L’étude reste joignable même en dehors de vos horaires d’ouverture : vos collaborateurs sont plus sereins et vos clients le ressentent ! 
 
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