Dans un monde de plus en plus connecté et en constante évolution, la mobilité et la flexibilité sont devenues des critères essentiels de compétitivité pour maintenir l’attractivité de l’office et améliorer la qualité de l’expérience des clients et collaborateurs.
En effet, avec l’apparition et le développement de nouvelles organisations de travail, comme le télétravail par suite de la pandémie du Covid-19 et l'apparition des multi-offices autorisés par la Loi Croissance, notaires, collaborateurs et clients sont amenés à repenser leur manière de travailler et de collaborer.
Pour faire face à ces nouveaux défis de collaboration et d’attractivité, le notaire, avec l’aide de ses collaborateurs formalisera sa vision pour l’office et sa compréhension des changements actuels et futurs, des nouveaux modes de travail qui émergent et des nouvelles attentes de ses clients.
Comment la technologie pourra-t-elle faciliter la mobilité ? Quel impact ces changements auront sur l'organisation et la productivité de l'office ? Quels bénéfices peut-on attendre du travail en mobilité pour améliorer l’expérience client et l’expérience collaborateur ?
Il ne s’agit pas ici d’un projet informatique nécessitant d’importantes compétences techniques mais d’un réel projet d’entreprise qui nécessite du temps, de l'engagement et une réelle volonté de changement.
La vision pour l’étude étant le point de départ de ce processus, il est désormais possible d’envisager de nouvelles méthodes de travail et de nouvelles organisations pour permettre à la fois aux notaires et aux collaborateurs d'accéder à l'ensemble des ressources de l'étude, quel que soit leur lieu de travail.
Télétravail à 100% d’un collaborateur ?
Recevoir 100 % de ses actes en AAE, même en mobilité ?
Dans un multi-offices :
rédaction d’un acte sur un site et réception sur un autre ?
accueil téléphonique commun ?
services comptables et formalités postérieures communs ?
[…]
Une fois la nouvelle organisation imaginée, un certain nombre de prérequis techniques doivent être mis en place.
L'accès à distance aux données de l'étude est l'un des éléments fondamentaux de cette transformation.
Les récentes évolutions techniques ont permis au cloud de permettre des accès encore plus fluides et sécurisés qu’avec un serveur physique et un VPN (Virtual Private Network).
Un simple onglet ouvert dans votre navigateur, un identifiant / mot de passe, une authentification à double facteurs (2FA) ainsi qu’un chiffrement des données de bout en bout garantissent un accès instantané et sécurisé à vos données.
Avec une telle architecture cloud, le travail en mobilité est largement simplifié, vos données sont également accessibles dans une application mobile.
Une fois ces prérequis techniques mis en place, une solide procédure de dématérialisation de tous les documents entrants peut être mise en place.
Le courrier et les documents en papier n'étant plus distribués, les dossiers informatiques du logiciel de rédaction d'acte (LRA) peuvent enfin être exhaustifs et que vous soyez à l’étude ou en télétravail, vous disposez strictement du même degré d’information au même moment.
De plus, avantage décisif, une seule filière documentaire est à gérer et non plus deux. Maintenir une double filière de classement des documents papier et de leurs doubles numériques, c’est réaliser deux fois le même travail.
En conclusion, la mobilité dans le notariat est une réelle tendance de fond, aucun retour en arrière n’est ni souhaitable, ni possible.
La dématérialisation de tous les échanges, reposant sur une vision entrepreneuriale de l’office, permet cette transformation des usages.
L'objectif de cette transformation : permettre aux notaires et à leurs collaborateurs de travailler dans les mêmes conditions de confort et d’efficacité, qu'ils soient à l'étude, en télétravail ou en mobilité.
Cette transformation nécessite une vision, une volonté d'adaptation, mais aussi un usage intelligent et sécurisé des technologies disponibles.
Qu’elles soient à mettre en place ou à optimiser, avoir de bonnes pratiques numériques est recommandé au sein d’une étude notariale. Objectifs : sécuriser et améliorer la gestion numérique de vos échanges, actes et dossiers, et simplifier le travail de vos équipes.
Réunir au même endroit les échanges avec vos collaborateurs. Voici l’avantage d’une plateforme collaborative, telle que Teams, Talkspirit, ou encore Slack. Ces outils permettent d’organiser les échanges par dossier, ou sous-dossier, de discuter de manière instantanée, de partager des pièces jointes et de s’appeler en visioconférence. Cela évite de s’éparpiller entre plusieurs outils (Whatsapp, SMS, emails, post-it), et de perdre l’information.
Partager efficacement à votre client les dizaines de pièces de son dossier grâce à votre Logiciel de Rédaction d’Acte (LRA). Vous travaillez désormais dans un dossier numérique organisé dont bénéficie votre client et cela lui permet ainsi une meilleure expérience.
Pour échanger de manière sécurisée des pièces sensibles, le courrier électronique est à proscrire. Vous devez élaborer un process robuste (remise en mains propres, signature électronique, contre-appel…) et sélectionner des outils dédiés : espace d’échange sécurisé par une authentification à deux facteurs (2FA), ancrage préalable dans une blockchain…
Afin de sauvegarder toutes vos données manuscrites une bonne pratique consiste à numériser chacun de vos documents reçus en main propre à l’office. Pour cela, vous pouvez disposer d’un scanner à chaque point d’entrée papier de votre office : le courrier du jour, les documents remis par vos clients, etc. Les originaux papiers ne sont plus remis, mais stockés pendant une durée définie, avant destruction, ou restitués aux clients.
Un objectif à viser pour vos actes : le 100 % AAE (Que ce soit pour les avant-contrats ou pour les actes en mobilité, l’AAE permet à vos collaborateurs de rédiger uniquement dans un seul format.
Hugo Delescluse, consultant en transformation numérique, Cabinet Nonum
Je ne laisse jamais mon matériel professionnel sans surveillance. Tous les soirs, j’éteins mon ordinateur.
Je protège ainsi mon identifiant professionnel en cas de corruption.
Les cyberattaques sont facilitées par l’utilisation de mots de passe trop simples et/ou réutilisés d’un service à l’autre.
Un professionnel ne vous demande jamais votre mot de passe. Il doit vous demander de le saisir.
Je me méfie de chaque intervention. Il se peut que des acteurs malveillants prennent l’apparence d’acteurs de confiance, cette méthode est appelée « ingénierie sociale ».
Je m’assure de la confidentialité de tous mes mots de passe, il est conseillé de changer votre mot de passe régulièrement.
J’active cette fonctionnalité permet d’augmenter le niveau de sécurité. L’authentification s’appuie sur une double vérification notamment par l’envoi d’un SMS avec un code de validation.
Je laisse en place les configurations déjà installées sur mon ordinateur (authentification multifacteur, antivirus… ). En cas de besoin, je contacte mon prestataire informatique.
Les emails de phishing ressemblent souvent à des emails professionnels, il est parfois difficile de se rendre compte de la différence. En cas de doute, il est préférable d’appeler le service ou la personne à l’origine de l’email.
Je déconnecte immédiatement mon ordinateur du réseau de l’office (débrancher le câble réseau, couper le wifi ou la connexion 5G). Puis j’alerte mon prestataire informatique.