Pensons ensemble le notariat de demain
Comment adapter la formation au contexte de confinement actuel?
Aurélie, tu es formatrice acte et comptabilité chez Genapi depuis plus de 3 ans. Durant cette période de confinement comment se déroule une formation d’ordinaire en présentiel ?
Nous proposons des formations à distance.
C'est très simple ! Grâce à des outils de télétravail, je peux soit me connecter à distance sur l’ordinateur du participant ou soit partager mon écran. Je m’adapte facilement à ce qui me parait le mieux pour la bonne compréhension du propos à traiter.
Afin d'accompagner nos clients et faire face à la situation inédite, nous avons adapté nos formats de formation.
Lorsque plusieurs journées de formation sont programmées avec tout ou partie des collaborateurs de l'étude, nous leur proposons de scinder la formation en plusieurs demie-journées par petits groupes. Comme la distance demande un effort de concentration supplémentaire, ce format est plus adapté à la bonne compréhension de tous.
Jusqu'à présent, nous n'avons pas eu d'impair. Les clients sont contents de nous voir poursuivre les formations et je dirais même que les participants sont plus assidus !
Aurélie SAINT-MARTIN
Formatrice Genapi
Covid-19 Genapi à vos côtés
Durant cette crise COVID-19 tout a été mis en oeuvre pour assurer la continuité de service avec la mise en place du Télétravail pour tous ceux de nos collaborateurs qui le pouvaient.
Ainsi plus de 80% de nos équipes travaillent chaque jour à votre service et font face à un accroissement important de demandes lié au contexte inédit.
Parce que l'activité doit se poursuivre pour vous, nous avons mobilisé toutes nos équipes pour déployer en toute sécurité toutes les solutions les plus adaptées.
LE TÉLÉTRAVAIL
Poursuite d'activité à domicile
Dès le 6 mars Genapi vous à proposer la mise en place de notre solution Télétravail. Ceci pour permettre à vos collaborateurs d'accéder, depuis leur domicile et de manière sécurisée, à leur poste de travail.
L'afflux massif constaté en Europe, en nombre de connexion aux fournisseurs d'accès Internet Sécurisé (VPN) a causé de nombreux ralentissements, entraînant un accès au réseau internet et à vos services encombré.
Les opérateurs VPN travaillent activement et l'accès au réseau rentre progressivement dans l'ordre.
L'ACTE À DISTANCE
Assurer votre mission de service public
Parce que rassurer, conseiller, échanger, rédiger et finaliser les actes constituent les points cruciaux de votre activité, nous avons déployé dès le 16 mars, l'acte à distance. Vous permettant ainsi d'assurer la comparution à distance avec vos clients, via les outils de la visioconférence
LA SIGNATURE ÉLECTRONIQUE QUALIFIÉE
Signer n'importe quel document, en tout lieu et à tout moment
Le déploiement de la "Signature Électronique Qualifiée DocuSign" à été effectif pour tous nos clients qui ont souhaité son activation. Désormais cette cette fonctionnalité est déployée en totalité depuis mardi 1er Avril. Sa mise à disposition est gratuite sur toute la durée de la crise sanitaire.
La Signature Electronique Qualifiée est le 3ème (et ultime) niveau de sécurisation après la signature Simple et la signature Avancée.
- Infalsifiable
- Garant de l’intégrité du document
- Irrévocable : on parle de garantie de « non-répudiation »
- Valeur légale établie
L'AUTHENTIFICATION UNIQUE : SSO
Utilisation facilitée et sécurisation de vos données
La technologie Single Sign On ou Authentification Unique est en cours de déploiement massif.
Le SSO activé permet ainsi d’accéder aux services en ligne et applications Genapi avec un système d’authentification unique sécurisé. Désormais l'ensemble des collaborateurs de votre étude disposeront d'un identifiant et d'un mot de passe unique, pour ouvrir leur session.
Comment gérer cette situation inédite côté planning ?
Céline, vous êtes coordinatrice Planning chez Genapi , est-ce que votre métier a pu facilement s’adapter à cette situation inédite ?
En 9 ans de planning, c’est évidemment la première fois que nous rencontrons une telle situation. Heureusement, le télétravail a été mis en place avec tous nos outils de télétravail habituels. Nous avons donc pu réagir et nous adapter rapidement.Pour gérer cette crise, nous avons dû d’une part, planifier des installations à distance en priorité pour que nos clients puissent poursuivre leur activité et la demande fut très importante. D’autre part, reporter à une date indéfinie toutes les installations et formations qui ne peuvent pas être effectuées à distance. Nous essayons toutefois quand cela est possible de maintenir certaines installations.
Avez-vous pu répondre à toutes les demandes ?
Tout ce travail peut se faire grâce à une bonne communication et une corrélation entre les différents services (technique, formation, achats…). Grâce à tout cela, nous arrivons dans l’ensemble à rassurer les notaires et à leur apporter des solutions pour répondre à leurs différentes demandes.
Quelle leçon pourriez-vous tirer de cette situation ?
Après plus de 3 semaines de confinement, nous pouvons dire que nous avons fait un beau travail d’équipe où la communication a été primordiale.Nous savons aussi que le plus dur reste à venir pour nous après le confinement, mais le service planning est plus que jamais soudé et nous avons hâte de nous retrouver.
Céline PANIS
Coordinatrice Planning Genapi