De plus en plus d’études notariales sous-traitent leur secrétariat pour assurer une plus grande disponibilité auprès de leurs clients. Les avantages de cette solution sont nombreux.
Focus sur 5 d’entre eux.
1. Se libérer des contraintes
Pour développer son activité, il est recommandé de consacrer la majorité de son temps aux tâches à forte valeur ajoutée.
Se libérer de l’accueil téléphonique et des démarches administratives qu’implique la gestion d’un secrétariat en physique permet de pallier les tracas du quotidien. Pas de retard, pas d’absence et une gestion des ressources humaines libérée.
2. Être disponible en continu
Que ce soit ponctuellement, de manière permanente ou sur des horaires élargis, les services d’accueil téléphonique externalisés prennent le relais en toute transparence.
Pendant les vacances, en cas d’imprévu ou lors de pics d’activité, l’étude reste joignable en toute circonstance.
3. Optimiser les coûts
Sous-traiter tout ou une partie de son accueil téléphonique permet de limiter les contraintes et les formalités liées à l’embauche d’un salarié en interne. Les charges sont allégées et les surcouts liés aux imprévus évités.
4. Bénéficier de services sur mesure
L’intégration de la gestion des appels téléphoniques avec le logiciel de rédaction d’actes renforce la productivité de l’étude. Au-delà de la réception, l’appelant est identifié grâce à la remontée de la fiche client, la demande est traitée ou qualifiée en fonction des consignes établies avec les notaires.
5. Suivre en temps réel l'activité de l'étude
Lorsque ce service est directement relié au logiciel de production, il assure un suivi optimal de l’activité de l’étude : journal d’appels, détails des actions et statistiques détaillées. Autant d’informations précieuses qui sont transmises par email ou SMS.
Depuis 2003, Ecostaff accompagne les notaires dans la mise en place de services d’accueil téléphonique externalisés, adaptés aux évolutions et aux besoins ponctuels de l’étude. En complément des équipes, la solution connectée à Inot et Kivia apporte une plus grande agilité pour mieux se recentrer sur son cœur d’activité.
